员工离职，企业要办哪些手续？

员工主动辞职、合同到期不续签、公司依法解除合同——不管哪种原因，劳动关系结束后，企业都有一组法定手续要办。这篇按时间顺序列出来，适用于全国企业；上海的办理渠道和工资结清规定单列，核对时间为 2026 年 10 月。

先说结论

劳动关系结束时，企业至少要做这几件事：出具解除或终止劳动合同的证明；15 日内办理档案和社保关系转移；30 日内办理公积金账户转移或封存；结清工资。需要付经济补偿的，在员工办结工作交接时支付。

一张清单

• 出具解除或终止劳动合同的证明：期限：解除或终止时；依据：劳动合同法第五十条
• 办理档案和社会保险关系转移：期限：15 日内；依据：劳动合同法第五十条
• 失业人员名单报社保经办机构备案：期限：自解除或终止之日起 7 日内；依据：失业保险条例第十六条
• 公积金变更登记，账户转移或封存：期限：自劳动关系终止之日起 30 日内；依据：住房公积金管理条例第十五条
• 支付经济补偿（依法应付的）：期限：办结工作交接时；依据：劳动合同法第五十条
• 保存已解除或终止的劳动合同文本：期限：至少 2 年；依据：劳动合同法第五十条

逐项说清楚

1. 离职证明写什么

劳动合同法实施条例第二十四条规定，证明应写明四项：劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。

不出具书面证明的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，单位要承担赔偿责任（劳动合同法第八十九条）。

2. 社保：15 日内转移

用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。（劳动合同法第五十条）

在上海，这一步叫“退工和停止缴费登记”，两件事已经同步办理。单位可在“一网通办”或“上海市人力资源和社会保障自助经办系统”里，找到“企业职工退工和停止缴费登记”：

1. 录入员工证件和姓名，“解除或终止日期”填实际离职日期，选择退工原因，“缴费截止年月”由系统生成；
2. 确认提交，同时符合退工和停止缴费条件的，当场可打印核定表；
3. 需要次月才能停止缴费的，经办机构会在符合条件后办理，并通过自助经办系统反馈，单位不用重复申报。

3. 失业保险：告知权利，7 日内备案

城镇企业事业单位应当及时为失业人员出具终止或者解除劳动关系的证明，告知其按照规定享受失业保险待遇的权利，并将失业人员的名单自终止或者解除劳动关系之日起7日内报社会保险经办机构备案。（失业保险条例第十六条）

条例要求单位出具证明、告知失业保险待遇权利、7 日内备案，这些义务没有变。员工申领失业保险金这一头，人社部办公厅 2020 年的人社厅发〔2020〕24号文件已经明确：失业人员凭社保卡或身份证就能申领，经办机构核实单位已停止为其缴费即可确认失业状态，不得要求出具终止或解除劳动关系证明。不过，人社厅发〔2026〕30号第（十）项也规定，信息共享核实不了时，经办机构可以要求本人或原单位补充材料，所以离职证明仍要按时出具、留存好。停保（退工）原因更要如实、准确填写（见常见误区 3）。

4. 公积金：转移还是封存

• 已被本市新单位录用：单位要做什么：把账户转到新单位；期限：自劳动关系终止之日起 30 日内
• 还没重新就业：单位要做什么：办理账户封存；期限：自劳动关系终止之日起 30 日内

以上是《上海市住房公积金缴存管理办法》第三十六、三十八条的规定。第三十九条还要求，单位在办理封存前，应事先告知职工本人。全国层面的依据是《住房公积金管理条例》第十五条第二款（2026 年 9 月 20 日起施行的修订版，这一款内容没有变化）。

5. 工资和经济补偿

上海自 2026 年 8 月 1 日起执行新版《上海市企业工资支付办法》（沪人社规〔2026〕10号）。其中第七项（原文编号为“七、”）规定：企业与劳动者终止或依法解除劳动合同的，应当在与劳动者办妥手续时，一次性付清工资；特殊情况双方有约定且不违反法律法规的，从其约定。

经济补偿要不要付、付多少，取决于离职的具体原因，要按劳动合同法有关规定逐案判断。

常见误区

1. “员工自己辞职的，不用开证明。” 第五十条说的是“解除或者终止劳动合同时”，没有按谁提出来区分。
2. “交接没办完，就先压着证明和社保。” 第五十条只把经济补偿的支付时间和工作交接挂钩；出具证明、15 日内转移手续是单独的义务。发生争议的，以劳动人事争议仲裁机构的认定为准。
3. “退工原因随便选一个。” 人社部、财政部、国家税务总局三部门办公厅 2026 年 7 月印发的人社厅发〔2026〕30号文件专门提到：用人单位错填停保原因，会导致失业人员领不到失业保险金，事后要提交说明和证明材料才能重新填报。同一文件把“减员不离岗”列为要甄别的违规行为。原因要如实填写。
4. “人走了，公积金账户先放着。” 30 日内要转移或封存；在上海，封存前还要先告知员工本人。

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